Har ni koll på nya GDPR?

EU:s nya dataskyddsförordning, GDPR, börjar gälla den 25 maj 2018.
 
Det är en förordning vilket betyder att den gäller direkt som lag och ersätter vår nuvarande Personuppgiftslag, PUL.
 
Syftet med den nya dataskyddsförordningen är att stärka individers rätt till sin persondata.
 
Som personuppgifter räknas allt som kan användas till att identifiera en person så som foto, adress, IP-nummer och e-postadress. Lagen gäller bland annat vilka uppgifter som får registreras, vem som har tillgång till dem och hur länge de får sparas.
 
I korthet handlar det om följande:
 
Syfte – Till vad ska du använda personuppgifterna du hanterar? Du måste ha en laglig grund till varför du behandlar dem. Syftet måste vara tydligt och får inte ändras i efterhand.
Relevans – Du får bara samla in personuppgifter som är relevanta för att uppnå det syfte och ändamål som de samlandes in för. Att samla in uppgifter som kan vara bra att ha i framtiden eller för säkerhets skull är inte förenligt med lagstiftningen.
Radera – Lagra inte personinformation längre än nödvändigt. Så fort du inte längre har behov av personuppgifterna ska de raderas.
Tillgång – Bara de medarbetare som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sitt arbete ska ha tillgång till personuppgifterna.
Skydd – Personuppgifterna ska inte gå att stjäla eller riskera att komma ut till obehöriga.
Vetskap – Människor vars personuppgifter du hanterar ska veta hur och till vad deras uppgifter används. Informationen ska finnas lättillgänglig och vara lätt att förstå. När som helst ska människor kunna återkalla sitt medgivande. Alla har rätten att bli glömd.

Måltidsrepresentation, vad gäller?

Sedan den 1/1-2017 har måltidsrepresentation inte varit avdragsgill för företag, med undantag för förfriskningar och enklare förtäring vid representation.

 

Julgåvor

Julgåvor till anställda är skattefria för de anställda om värdet inte överstiger 450 kronor inklusive moms. Om värdet är högre blir gåvan skattepliktig från första kronan. Julgåvan får inte vara kontanter.
 
Julgåvor till kunder är inte avdragsgilla. Avdrag medges dock för enklare reklamgåvor av förhållandevis obetydligt värde till kunder, om gåvorna antingen har direkt anknytning till företagets verksamhet eller är enklare presentartiklar. Vanligtvis är reklamgåvorna, till exempel almanackor eller pennor, försedda med företagets logotyp. Gåvorna ska lämnas till ett större antal personer/kunder för att vara avdragsgilla.

Lär känna dina ekonomirapporter, del 2 – Resultaträkningen

Resultatrapporten visar hur ett företags resultat varit under en viss tidsperiod. Intäkter och kostnader bokförs löpande och hamnar i resultaträkningen. För varje räkenskapsår upprättas en ny resultaträkning.

När vi skriver ut och skickar resultatrapporten till er är den, om det inte begärts annat, uppdelad i fem vertikala spalter:

Första spalten från vänster, är för bokföringskonto. Det vill säga de kontonummer vi använder när vi bokför.

Andra spalten, är benämning på bokföringskontot och det som specificerar vad bokföringskontot innehåller för poster.

Tredje spalten, benämns perioden. De sifforna gäller för aktuell period. Det vill säga för de som lämnar bokföringsmaterialet månadsvis, så är perioden senast inlämnad månad. De som lämnar materialet kvartalsvis så är perioden senast inlämnat kvartal.

Fjärde spalten, benämns ackumulerat. De siffrorna gäller till och med sista inlämnade datumet. Det vill säga om materialet är inlämnat för oktober månad, så innehåller ackumulerat resultatet för hela året till och med sista oktober.

Femte spalten, benämns ackumulerat fg år. De siffrorna gäller samma period som ackumulerat (se ovan) fast föregående år.

Om man så önskar kan man få jämförelse mot budget istället för föregående år, både för perioden och ackumulerat. Detta förutsätter dock att man har lämnat in en budget till oss att lägga in.

Resultaträkningens uppställning kan variera från företag till företag, men innehåller alltid likartad information.

Rörelsens intäkter (bokföringskonton som börjar med siffran 3)

Det är vanligt att företaget skiljer på olika typer av intäkter. Ofta börjar resultaträkningen med intäkterna kopplade till verksamheten. Därefter redovisas intäktsposter som inte är direkt kopplade verksamheten. Dessa intäkter brukar hamna under rubriken Övriga intäkter.

Rörelsens kostnader (bokföringskonton som börjar med siffran 4)

Här hamnar kostnader som är direkt kopplade till verksamheten, såsom exempelvis varuinköp m.m.

Har man t.ex. en verksamhet där man säljer grävtjänster kommer kostnaderna för grävmaskinen såsom reparationer och underhåll redovisas som rörelsens kostnader. För övriga verksamheter kommer sådana kostnader hamna under övriga externa kostnader.

Övriga externa kostnader (bokföringskonton som börjar med siffran 5 & 6)

Det är de kostnader som inte har direkt koppling till din verksamhet men som ändå behövs för att driva verksamheten. Exempelvis:

  • lokalkostnader
  • förbruknings-material och inventarier
  • reparationer och underhåll
  • kostnader för transportmedel
  • frakt- och transportkostnader
  • resekostnader
  • marknadsförings- och försäljningskostnader
  • kontorsmaterial och trycksaker
  • kostnader för telefon och porto
  • försäkrings- och förvaltningskostnader
Personalkostnader (bokföringskonton som börjar med siffran 7)

Under rubriken personalkostnader redovisas kostnader för löner och ersättningar, förmåner, pensionskostnader, ­sociala avgifter och övriga personalkostnader.

Avskrivningar (bokföringskonton som börjar med siffrorna 78)

Avskrivningar är kostnader som ska motsvara värdeminskning och slitage på företagets tillgångar som finns redovisade på balansräkningen, exempelvis bil, maskiner, fastighet m.m.

Finansiella poster (bokföringskonton som börjar med siffran 8)

Bland de finansiella posterna redovisas både intäkter och kostnader av rent finansiell karaktär. De vanligaste delposterna är ränteintäkter och räntekostnader.

Nedan tre poster är sådana åtgärder vi inte gör löpande under räkenskapsåret utan görs i samband med bokslutsarbetet.

Bokslutsdispositioner (bokföringskonton som börjar med siffran 88)

Bokslutsdispositioner, t ex överavskrivningar och avsättning till periodiseringsfond, är skattemässiga åtgärder för att påverka beskattningen av årets resultat.

Skatter (bokföringskonton som börjar med siffran 89)

Här återfinns de inkomstskattekostnader som företaget haft under bokslutsåret. Detta gäller bara för aktiebolag, ekonomiska föreningar, ideella föreningar och stiftelser. Enskilda näringsidkare betalar sin skatt via den privata deklarationen.

Årets resultat (bokföringskonto 8999)

Längst ner i resultaträkningen visas årets resultat. Det kan vara vinst, förlust eller nollresultat, beroende på hur verksamheten har gått under bokslutsåret. Årets resultat är alltså vad som finns kvar när samtliga intäkter och kostnader har redovisats.

 

Lär känna dina ekonomirapporter, del 1 – Balansräkningen

Varje avstämningsperiod skickar vi som oftast med två rapporter, resultaträkningen och balansräkningen. Men vad är en balansräkning egentligen?

Kort sagt så visar balansräkningen vilka tillgångar som finns i företaget och hur dessa tillgångar är finansierade.

En balansräkning består av följande tre delar:

  1. Tillgångar –

Tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar.

Anläggningstillgångar är tillgångar som är avsedda att stadigvarande användas i företaget, under längre tid än ett år. Exempel på anläggningstillgångar är företagsbilar, maskiner, byggnader och mark m.m.

Omsättningstillgångar är sådana tillgångar som är avsedda att omsättas inom ett år. Exempel på omsättningstillgångar är obetalda kundfakturor, moms att få tillbaka, saldo på skattekonto, bank och kassa m.m.

  1. Skulder –

Skulder delas upp i långfristiga och kortfristiga skulder.

De långfristiga skulderna förfaller efter mer än ett år. Exempel på långfristiga skulder kan vara checkräkningskrediter, banklån m.m.

De kortfristiga skulderna förfaller till betalning inom ett år. Exempel på kortfristiga skulder kan vara obetalda leverantörsfakturor, moms att betala, skatteskulder m.m.

  1. Eget kapital –

Eget kapital är skillnaden mellan företagets alla tillgångar och externa skulder.

För aktiebolag utgörs det egna kapitalet av två delar, bundet eget kapital såsom aktiekapital och reservfond samt fritt eget kapital, såsom årets vinst och vinster från tidigare år.

För enskilda firmor läggs ingående eget kapital ihop med årets vinst och eventuella egna insättningar och egna uttag.

 

En balansräkning ska alltid balansera, därav namnet. Detta betyder att tillgångarna alltid ska vara lika stor som skulder och eget kapital. Under räkenskapsåret kommer mellanskillnaden vara samma som den preliminära vinsten, men när bokslutet är klart så ska båda sidorna vara lika stora.

 

Dags att anmäla verklig huvudman

Företag och föreningar ska anmäla verklig huvudman till Bolagsverket enligt den nya lagen om registrering av verklig huvudman. Lagen trädde ikraft 1 augusti 2017. Företag och föreningar har 6 månader på sig att anmäla verklig huvudman. Alltså ska anmälan ske senast 1 februari 2018. Företag som startats efter lagen trätt i kraft har 4 veckor på sig att anmäla huvudman.

En verklig huvudman är den eller de personer som ytterst äger eller kontrollerar exempelvis ett företag eller en förening.

Företaget eller föreningen gör sin anmälan på bolagsverket.se. Det är obligatoriskt att anmäla i e-tjänsten. Har du ingen dator, surfplatta eller smartphone? Saknar du e-legitimation? Hör av er till oss så löser vi det.

Totalt berörs omkring 800 000 företag och föreningar.

De som måste anmäla verklig huvudman är bland annat:
Aktiebolag
Ekonomiska föreningar
Handelsbolag
Ideella föreningar som har en eller flera verkliga huvudmän
Kommanditbolag
Samfällighetsföreningar
Stiftelser

Dessa är undantagna och behöver inte anmäla verklig huvudman:
Enskilda näringsidkare
Ideella föreningar som inte har någon verklig huvudman

http://www.bolagsverket.se/om/oss/fler/verklig-huvudman